Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) Aydınlatma Metni

Kişisel Veri

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

İlgili Kişi

Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

Veri Sorumlusu

Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.

Veri İşleyen

Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel veri işleyen gerçek veya tüzel kişi.

Açık Rıza

Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

İYS

Ticari elektronik iletilere ilişkin onay, ret ve şikâyet süreçlerinin yürütüldüğü İleti Yönetim Sistemi.

6698 sayılı KVKK uyarınca kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla aşağıda kimlik bilgileri yer alan Roipas Dijital tarafından işlenmektedir:

Unvan

Roipas Dijital

MERSİS / Ticaret Sicil No

[Şirket tarafından tamamlanacaktır]

Adres

Yukarı Dudullu Mahallesi Şenol Sokak No: 4 Daire: 3 Ümraniye / İstanbul

Telefon

0850 304 30 51

E-posta

hello@roipas.com

KEP Adresi

[Varsa eklenmelidir — yazılı başvurularda ispat kolaylığı sağlar]

Web

www.roipas.com

VERBİS Sicil No

[Roipas’ın Veri Sorumluları Sicili’ne kayıt yükümlüsü olması halinde eklenmelidir]

Web sitemiz, telefon görüşmeleri, yapay zekâ destekli iletişim sistemleri, iletişim formları, e-posta, sosyal medya ve diğer dijital kanallar aracılığıyla aşağıdaki kişisel veriler toplanabilir ve işlenebilir:

• Kimlik bilgileri (ad, soyad)
• İletişim bilgileri (e-posta adresi, telefon numarası, adres)
• Firma, marka ve ticari işletme bilgileri
• IP adresi, çerez verileri, cihaz ve oturum bilgileri
• Talep, teklif ve iletişim formu bilgileri
• Müşteri ve potansiyel müşteri işlem bilgileri
• Pazarlama ve iletişim tercihleri (İYS onay/ret kayıtları dahil)
• Ürün ve hizmetlere ilişkin ilgi ve tercih bilgileri
• Telefon görüşmelerine ilişkin tarih, saat ve görüşme sonuç bilgileri
• Kullanıcı tarafından görüşme veya iletişim sırasında paylaşılan bilgiler
• Gerekli olduğu durumlarda görüşme özeti, ses kaydı, metin dökümü veya teknik kayıtlar
• Sunulan hizmetlerin kullanımı kapsamında oluşabilecek diğer işlem ve kullanıcı bilgileri

Roipas, hizmetin ifası için gerekli olmayan özel nitelikli kişisel verilerin (sağlık, dini/etnik köken, biyometrik veri vb.) hiçbir kanalda paylaşılmasını talep etmez; bu nitelikte veriler kullanıcı tarafından kendi iradesiyle paylaşılsa dahi işlenme amacına hizmet etmediği sürece silinir veya işlenmez.

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:

• Roipas tarafından sunulan hizmetlerin gerçekleştirilmesi
• Web sitesi üzerinden gelen iletişim, teklif ve hizmet taleplerinin değerlendirilmesi
• Müşteri ve potansiyel müşteri ilişkilerinin yürütülmesi
• Dijital pazarlama, web tasarım, yazılım, e-ticaret ve danışmanlık hizmetlerinin sunulması
• İhtiyaç analizi ve ön değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi
• Teklif ve randevu süreçlerinin yönetilmesi
• Talep, öneri ve şikâyetlerin alınması ve sonuçlandırılması
• Kampanya, duyuru, promosyon ve pazarlama faaliyetlerinin İYS’ye uygun şekilde yürütülmesi
• Ürün ve hizmetler hakkında bilgilendirme yapılması
• Müşteri ilişkileri ve satış süreçlerinin yürütülmesi
• Hizmet kalitesinin ve kullanıcı deneyiminin geliştirilmesi
• Web sitesi performansı ve ziyaretçi davranışlarının analiz edilmesi
• Bilgi ve işlem güvenliğinin sağlanması
• Sözleşmesel ve ticari süreçlerin yürütülmesi
• Mevzuattan kaynaklanan hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. maddesinde sayılan işleme şartlarından, ilgili işleme faaliyetine uygun olanına dayanılarak işlenir. Başlıca amaç–hukuki sebep eşleştirmesi aşağıdaki gibidir; bu tablo örnekseme amaçlıdır ve her somut işleme faaliyeti ayrıca değerlendirilir:

Tanıtım, reklam, kampanya ve pazarlama amacı taşıyan ticari iletişimlerde ayrıca 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun, Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik ve İYS’ye ilişkin mevzuat hükümleri uygulanır.

Kişisel verileriniz aşağıda sayılan kanallar aracılığıyla, elektronik veya fiziki ortamda, otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle toplanabilir:

• www.roipas.com internet sitesi
• İletişim ve teklif formları
• Çerezler ve benzeri teknolojiler
• Telefon görüşmeleri
• Yapay zekâ destekli sesli iletişim sistemleri
• E-posta
• Sosyal medya
• Dijital reklam ve iletişim kanalları
• Sözleşmeler ve ticari iletişim süreçleri

6.1. Yurt İçi Aktarım

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 8. maddesine uygun olarak ve işleme amacıyla sınırlı, ölçülü olmak kaydıyla aşağıdaki taraflarla paylaşılabilir:

• Hizmet alınan yazılım, sunucu, hosting, e-posta ve teknoloji sağlayıcıları
• Dijital pazarlama ve analiz hizmeti sağlayıcıları
• Yapay zekâ, çağrı merkezi ve telekomünikasyon hizmet sağlayıcıları
• Müşteri ilişkileri yönetimi ve CRM hizmeti sağlayıcıları
• İş ortakları ve hizmet sağlayıcılar
• Hukuk, mali müşavirlik ve benzeri profesyonel danışmanlar
• Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları (talep halinde ve mevzuatın gerektirdiği ölçüde)

6.2. Yurt Dışı Aktarım

Kişisel verilerin yurt dışında yerleşik hizmet sağlayıcılar (ör. bulut, yapay zekâ altyapı sağlayıcıları) aracılığıyla işlenmesi veya yurt dışına aktarılması hâlinde, KVKK’nın 9. maddesi uyarınca aşağıdaki güvencelerden en az biri sağlanmadan aktarım yapılmaz:

• Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen bir ülkeye aktarım
• Yeterli korumanın bulunmadığı ülkelerde, veri sorumlusu ile alıcı arasında Kurul tarafından yayımlanan standart sözleşme imzalanması ve Kurul’a bildirilmesi
• Şirket içi aktarımlarda Bağlayıcı Şirket Kuralları’nın Kurul onayına sunulması
• Kurul tarafından ilgili mevzuatta öngörülen istisnai hâllerin uygulanması (ör. açık rıza, sözleşmenin ifası için zorunluluk)

Roipas, yurt dışı aktarım gerektiren tedarikçi seçiminde bu güvenceleri sağlayan tarafları tercih eder ve gerektiğinde ilgili kişiye aktarımın hangi ülkeye ve hangi güvenceyle yapıldığına ilişkin bilgi verir.

Roipas; sunduğu ürün ve hizmetler hakkında bilgilendirme yapmak, müşteri ve potansiyel müşteri taleplerini değerlendirmek, ihtiyaç analizi gerçekleştirmek, teklif ve randevu süreçlerini yürütmek, kampanya ve hizmetler hakkında bilgi vermek ve müşteri ilişkilerini geliştirmek amacıyla yapay zekâ destekli sistemler, otomatik sesli yanıt sistemleri ve benzeri teknolojiler aracılığıyla telefon görüşmeleri gerçekleştirebilir.

Yapay zekâ destekli görüşmelerde, görüşmenin tamamen veya kısmen yapay zekâ ya da otomatik bir sistem aracılığıyla gerçekleştirildiği hususu, görüşmenin en başında ve açık biçimde ilgili kişiye bildirilir. Bu bilgilendirme isteğe bağlı değil, her görüşmede uygulanan zorunlu bir uygulamadır.

Yapay zekâ destekli görüşmeler kapsamında aşağıdaki veriler işlenebilir:

• Ad, soyad ve firma/marka bilgileri
• Telefon numarası ve diğer iletişim bilgileri
• Arama tarihi ve saati
• Görüşme sırasında ilgili kişi tarafından paylaşılan bilgiler
• Ürün veya hizmetlere ilişkin ilgi ve tercihler
• Teklif ve randevu talepleri
• Görüşme sonucu
• Müşteri temsilcisi veya sistem tarafından oluşturulan görüşme notları
• Gerekli olduğu durumlarda görüşmenin metin dökümü veya özeti
• Teknik işlem ve bağlantı kayıtları

Yapay zekâ destekli görüşmelerde hizmetin gerektirmediği kişisel veya özel nitelikli kişisel verilerin paylaşılması talep edilmez; ilgili kişi tarafından kendiliğinden paylaşılan bu tür veriler işlenme amacına hizmet etmiyorsa derhâl silinir.

Roipas tarafından gerçekleştirilen telefon görüşmelerinin sesli olarak kaydedilmesi hâlinde, ilgili kişiye görüşme başlangıcında sesli anons yoluyla bilgilendirme yapılır; görüşmeye devam edilmesi bu bilgilendirmenin alındığı anlamına gelir.

Ses kayıtları yalnızca ilgili mevzuata uygun bir kişisel veri işleme şartının bulunması hâlinde işlenir ve aşağıdaki amaçlarla kullanılabilir:

• Hizmet kalitesinin artırılması
• Talep ve şikâyetlerin incelenmesi
• İşlem güvenliğinin sağlanması
• Uyuşmazlıkların çözümü
• Hizmet ve satış süreçlerinin doğrulanması

Roipas tarafından gerçekleştirilen bazı telefon görüşmeleri ürün veya hizmet tanıtımı, reklam, kampanya, teklif veya satış amacı taşıyabilir. Bu nitelikteki ticari elektronik iletiler (arama, SMS, e-posta dâhil), mevzuat gereği önceden onay alınmasının zorunlu olduğu hâllerde, İYS üzerinden alınmış geçerli bir onay bulunmadan gönderilmez/yapılmaz. Önceden onay alınmasının mevzuat gereğince zorunlu olmadığı durumlar (ör. mevcut müşteriyle bir yıl içindeki iletişim, talep/şikâyet bildirimlerine cevap) saklıdır.

İlgili kişi, dilediği zaman aşağıdaki yollardan biriyle pazarlama ve tanıtım amaçlı iletişimi reddedebilir:

• İYS üzerinden ret bildirimi (iys.org.tr veya İYS mobil uygulaması)
• Kendisine ulaşılan hat üzerinden “RET” yanıtı verilmesi veya sözlü olarak talep edilmesi
• hello@roipas.com adresine e-posta gönderilmesi

Ret bildiriminin alınması hâlinde ilgili iletişim tercihi gecikmeksizin (en geç mevzuatta öngörülen 3 iş günü içinde) sistemlere işlenir ve sonraki iletişim süreçlerinde dikkate alınır.

Yapay zekâ sistemleri; görüşme özetleri oluşturabilir, talep ve ihtiyaçları sınıflandırabilir, ürün veya hizmet ilgisini değerlendirebilir, potansiyel müşteri kategorileri oluşturabilir, müşteri temsilcisine öneriler sunabilir ve görüşmenin sonraki adımlarını belirlemeye yardımcı olabilir.

Bu değerlendirmeler, müşteri ilişkileri, satış, pazarlama ve hizmet süreçlerinin daha verimli şekilde yürütülmesi amacıyla kullanılır. Yapay zekâ sistemleri tarafından oluşturulan değerlendirmeler, KVKK’nın 11. maddesinin (g) bendi uyarınca, ilgili kişinin aleyhine sonuç doğuracak şekilde münhasıran otomatik sistemler tarafından ve insan müdahalesi olmaksızın nihai karara bağlanmaz. Gerekli durumlarda insan müdahalesi sağlanır ve ilgili kişi yapılan değerlendirmeye itiraz edebilir; itirazlar bu metnin 17. maddesinde belirtilen kanallardan iletilebilir.

Roipas, yapay zekâ destekli iletişim hizmetlerinin sunulması amacıyla yapay zekâ teknolojisi sağlayıcıları, ses sentezi ve konuşma işleme sağlayıcıları, çağrı merkezi altyapısı sağlayıcıları, telekomünikasyon firmaları, bulut bilişim sağlayıcıları, CRM ve müşteri yönetim sistemleri ile analiz ve raporlama hizmet sağlayıcılarıyla çalışabilir.

Bu hizmetlerin kullanılması sırasında kişisel verilerin üçüncü kişilere aktarılması gerektiğinde, veri aktarımı bu metnin 6. maddesinde açıklanan usule uygun olarak gerçekleştirilir ve mümkün olduğunca veri işleyen sözleşmeleri ile gizlilik ve güvenlik yükümlülükleri sözleşmesel olarak güvence altına alınır.

Roipas, yapay zekâ ve diğer dijital sistemler üzerinden işlenen kişisel verilerin belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenmesini, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmasını, doğru ve gerektiğinde güncel tutulmasını ve yalnızca gerekli olan süre boyunca muhafaza edilmesini esas alır.

Kişisel verilere yetkisiz erişimi, verilerin hukuka aykırı şekilde işlenmesini, ifşasını veya kaybolmasını önlemek amacıyla erişim yetkilendirmesi, şifreleme, günlükleme (log) ve düzenli güvenlik testleri dâhil uygun teknik ve idari tedbirler uygulanır.

Kişisel veriler, işlenme amaçları için gerekli olan süre boyunca ve/veya ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri kapsamında muhafaza edilir. Roipas’ın Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda yer alan başlıca saklama süreleri şu şekildedir (aksi mevzuatla öngörülmedikçe):

• İletişim formu ve teklif talebi verileri: ilişkinin sona ermesinden itibaren 2 yıl
• Ticari elektronik ileti onay/ret kayıtları: onay/ret tarihinden itibaren en az 3 yıl (İYS mevzuatı)
• Görüşme ses kayıtları ve dökümleri: kayıt tarihinden itibaren 6 ay–1 yıl (talep/uyuşmazlık hâlinde ilgili sürecin sonuna kadar uzatılabilir)
• Fatura ve muhasebe kayıtları: Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu uyarınca 10 yıl

Kişisel verinin işlenmesini gerektiren hukuki sebebin ortadan kalkması veya ilgili saklama süresinin sona ermesi hâlinde kişisel veriler, re’sen veya talep üzerine, periyodik imha süreçleri kapsamında silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

KVKK’nın 11. maddesi kapsamında kişisel verilerinizle ilgili olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Kişisel verilerinizin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Kişisel verileriniz eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
• KVKK’nın 7. maddesi kapsamında kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• İşlenen kişisel verilerin münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

Yapay zekâ destekli telefon görüşmesine katılan kişiler ayrıca aşağıdaki taleplerde bulunabilir:

• Görüşmenin sonlandırılmasını isteme
• Tanıtım veya pazarlama amacıyla tekrar aranmama
• Ticari ileti tercihlerinin değiştirilmesi
• Verilmiş olan iletişim izninin mevzuat kapsamında geri alınması
• Uygun olması hâlinde gerçek bir müşteri temsilcisine yönlendirilme
• Kendisi hakkında tutulan kişisel verilerin açıklanmasını isteme
• Yanlış veya eksik bilgilerin düzeltilmesini isteme
• Silinmesi mümkün olan verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Yapay zekâ tarafından oluşturulan değerlendirme veya sınıflandırmalara itiraz etme

İlgili kişinin tanıtım veya pazarlama amaçlı tekrar aranmak istemediğini belirtmesi hâlinde bu tercih, bu metnin 9. maddesinde açıklanan usulle Roipas sistemlerine ve İYS’ye işlenir.

Roipas’ın hizmetleri, genel olarak reşit (18 yaşını doldurmuş) gerçek kişilere ve ticari işletmelere yöneliktir. Roipas, bilerek ve isteyerek 18 yaşından küçük kişilerin kişisel verilerini toplamamaktadır. Bir reşit olmayan kişiye ait kişisel verinin kendi rızasıyla veya yanlışlıkla paylaşıldığının tespit edilmesi hâlinde, söz konusu veri makul süre içinde silinir. Velisi veya yasal temsilcisi olduğunu ispat eden kişiler, çocuklarına ait verilerin silinmesini hello@roipas.com adresinden talep edebilir.

KVKK kapsamında sahip olduğunuz haklara ilişkin taleplerinizi, KVKK’nın 13. maddesi ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak aşağıdaki yollardan iletebilirsiniz:

• E-posta: hello@roipas.com (kayıtlı e-posta adresiniz üzerinden gönderilmesi kimlik doğrulamasını kolaylaştırır)
• Yazılı başvuru: Yukarı Dudullu Mahallesi Şenol Sokak No: 4 Daire: 3 Ümraniye / İstanbul adresine, ıslak imzalı dilekçe ve kimlik doğrulayıcı belge (nüfus cüzdanı/kimlik kartı fotokopisi vb.) ile
• Varsa KEP adresi üzerinden güvenli elektronik imza ile

Roipas, başvuru sahibinin gerçekten hak sahibi olduğundan emin olmak amacıyla başvuru sahibinden kimliğini doğrulayıcı ek bilgi/belge talep edebilir; bu, başvurunun kötüye kullanımını önlemeye yöneliktir ve başvurunun reddi anlamına gelmez. Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve her hâlükârda KVKK’nın 13. maddesi uyarınca en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurulca belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir.

Roipas’a yapılan başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresi içinde (30 gün) cevap verilmemesi hâllerinde; ilgili kişi, cevabı öğrendiği tarihten itibaren 30 gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilir. Kurul’a şikâyet başvurusu için önce veri sorumlusuna (Roipas’a) başvuru yapılmış olması KVKK’nın 14. maddesi uyarınca zorunlu bir ön şarttır.

Roipas; mevzuatta meydana gelebilecek değişiklikler, sunulan hizmetlerin kapsamı, kullanılan teknolojiler veya kişisel veri işleme süreçlerindeki değişiklikler doğrultusunda işbu Aydınlatma Metni’ni güncelleme hakkını saklı tutar. Güncel Aydınlatma Metni www.roipas.com internet sitesi üzerinden yayımlanır ve önemli değişikliklerde ilgili kişilere uygun kanallardan ayrıca bilgi verilebilir.